Hoy vamos a charlar un poco de administración básica, te será muy útil para poder tener un panorama de información y así tomar decisiones acertivas. Primero vamos a conocer la fórmula con la que arrancaremos:
Punto de Equilibrio = Ingresos – Costos – Gastos.
El punto de equilibrio es conocer con la mayor exactitud los costos y gastos en que incurres para no tener una pérdida, por encima de este se considera utilidad, puedes definir cuál es este y así enfocarte en armar las estrategias para conseguirlo; pero antes vamos a definir estos términos para que tengas mayor claridad:
INGRESOS: Es el dinero que percibes, cobras por el servicio que estás ofreciendo, en esta parte debes definir muy bien que clase de ingreso es ya que puedes tener ingresos por diferentes motivos, por ejemplo cambiaste un instrumental en tu clínica por otro y vendiste el anterior: esto es lo que se llama INGRESO NO OPERACIONAL porque no corresponde a la actividad propia de tu servicio, en cambio un tratamiento odontológico que si es el foco de tu servicio es un INGRESO OPERACIONAL. Este dato es importante ya que así sabrás que el punto de equilibrio se saca obteniendo el dato del «Ingreso Operacional».
COSTOS: Este es el valor en el que incurres al prestar un servicio y se debe calcular tomando en cuenta únicamente en lo que incurres para un servicio prestado, por ejemplo una profilaxis: cada vez que haces una profilaxis utilizas unas cremas, algunos insumos como algodón, guantes, incluso puedes definir cuanta energía eléctrica y agua consumes. Lo que es importante saber del costo es que éste solo se aplica cuando se vende un servicio, es decir a mayor servicio proporcionado que otorgues el costo será mayor (obvio que el ingreso también), pero si el servicio que ofreces esta semana se disminuye entonces el costo también por lo que el costo es proporcionalmente al número de servicios que estés realizando (su valor es VARIABLE), al definir el gasto lo entenderás mejor.
GASTO: El gasto es un valor que debes afrontar siempre sin importar si has proporcionado un servicio o no, (Es FIJO); por ejemplo los costos de mantenimiento del consultorio, el sueldo de la asistente, algunos servicios públicos, seguros, etc. También ten en cuenta que existen algunos «Gastos Diferidos» es decir que se aplican una vez al año y es lo mismo sin importar si has realizado venta o no, por ejemplo Gastos de Habilitación, implementación de nuevas normas obligatorias, etc. Lo mismo por ejemplo un anuncio publicitario, o en una revista, etc.
Ahora bien, ya teniendo claridad en el significado de estos términos, volvemos a la fórmula: Punto de Equilibrio es igual al INGRESO menos COSTOS y menos GASTOS.
Vamos a hacer un ejercicio juntos (inventado) para poder comprenderlo mejor y así lo puedas realizar tú solo/a, lo haremos en USD para que este artículo sea fácil de comprender en otros países y no solo en Colombia 😉
Empecemos por definir unos gastos supuestos de nuestro consultorio:
- Arriendo más administración: 1.000 USD
- Sueldo de Asistente: 500 USD
- Servicios públicos: 200 USD
- Publicidad: 200 USD
- Asesorías / Habilitación: 100 USD
Paremos ahí, es a manera de ejercicio únicamente, tendremos un total de 2.000 USD, es decir mi gasto mensual sin importar si vendo servicio o no será de 2.000 USD, ahora definiremos un par de costos de acuerdo a dos supuestos servicios (recordemos que es un ejemplo):
Servicio 1 «Colocación de Implante»:
- Implante: 500 USD
- Insumos: 100 USD
- Costo del Especialista (2 horas): 300 USD
Paremos ahí en nuestro ejemplo y definimos que cada vez que vendamos un servicio de colocación de implante nuestros costos serán de 900 USD que a su vez contemplan el implante, insumos de cirugía, etc y también la mano de obra del especialista (sin importar que seamos nosotros mismos los que pongamos la mano de obra) y vamos a suponer que el servicio lo vendemos en 1.500 USD.
Servicio 2 «Profilaxis»:
- Insumos: 10 USD
- Costo del Especialista (30 mins): 30 USD
Dejémoslo así, pero recuerda que la palabra que dice INSUMOS debe contener prácticamente todos los elementos que utilizas, acá simplemente para hacer más pequeño el artículo lo reuniremos en un solo ítem, tenemos un costo de 40 USD, y vamos a suponer que vendemos el servicio en 60 USD. Ahora organicemos la información:
- Precio de venta de servicio 1 «Implantes»: 1.500 USD y Costo: 900 USD, utilidad del servicio: 600 USD.
- Precio de venta de servicio 2 «Profilaxis»: 60 USD y costo: 40 USD, utilidad del servicio 20 USD.
Al analizar por línea de servicio nos damos cuenta que el servicio 1 «Implante» nos ofrece una rentabilidad mayor que la de servicio 2 «Profilaxis»; Si solamente vendiésemos el servicio 1, buscaremos como calcular el punto de equilibrio:
- Gastos= 2.000 USD (dividido para Utilidad de servicio 1) 600 USD= 3,333 (Esto quiere decir que necesitaríamos vender 3,3 servicios de Implante en el mes para cubrir los gastos, este sería el PUNTO DE EQUILIBRIO supuesto).
Pero resulta que el servicio de Implante no siempre es requerido, pero en cambio el de profilaxis si tiene mucha demanda, entonces ahora haremos el ejercicio contrario, supondremos que solo realizaremos Profilaxis para cubrir los gastos, entonces calcularlo sería así:
- Gastos= 2.000 USD (dividido para utilidad de servicio 2) 20 USD= 100 (esto significa que deberíamos vender 100 servicios de profilaxis al mes para cubrir los gastos y este sería el PUNTO DE EQUILIBRIO).
En la práctica vamos a tener ambos servicios ofertándolos en nuestro consultorio pero depende de la demanda para que sean solicitados, saber que el servicio 1 que es el de implante nos da mayor rentabilidad debería ser el que estrategicamente promocionaríamos, pero sin descuidar el servicio 2 que es de profilaxis, pues es el que mayor demanda tiene.
Ahora revisa las estadísticas de como ha sido en el pasado la demanda de estos dos servicios y podrías acercarte al más adecuado punto de equilibrio, por ejemplo mira el siguiente cálculo:
- Se vende un servicio de implante cada mes, entonces tendríamos que hacer lo siguiente: Gastos= 2.000 USD menos utilidad de 1 servicio de implante: 600 USD= 1.400, estos 1.400 se necesitan cubrir, ahora 1.400 dividido para utilidad de servicio Profilaxis: 20 USD = 70. Significa que si históricamente vendemos 1 servicio de implantes al mes, debemos vender 70 servicios de Profilaxis y así cubriremos el PUNTO DE EQUILIBRIO.
Ahora los tips: si te fijaste se incluyó en los Costos de cada servicio la mano de obra, esto es porque lo correcto es que sea un costo que se cubra así seas tú mismo/a quien lo realice. Define un valor acertivo para tu mano de obra, toma de referencia como si contratáses a un colega para hacerlo, mira valores del mercado. No te pongas un sueldo alto de entrada o tergiversarás los verdaderos costos, imagínate que el día de mañana te amplias y la demanda va a ser tal que tendrás que contratar los servicios de un colega, entonces que vas a hacer ahí si tenías mal definidos tus costos?
Saber bien estos valores son la diferencia entre el éxito o el fracaso de tu consultorio, recuerda que hay competencia, que los pacientes cada vez están más informados y que además van a tener diferentes alternativas, en el anterior artículo hablamos de como mantener tus precios explicando muy bien a tu cliente la calidad de tu servicio, pero para definir bien el precio debes tener en cuenta el costo.
A los costos le puedes diferir en lo que has invertido, por ejemplo los valores en que has incurrido haciendo una especialización, pero para saber en cuanto tiempo diferirlo debes tener en cuenta factores como los precios promedio en el mercado, el histórico de ventas de ese servicio en tu consultorio, entre otros factores.
Ahora bien, cuando el INGRESO OPERACIONAL supera los gastos y por supuesto los costos de los servicios obtenidos, es lo que se llama UTILIDAD, es a partir de aquí cuando puedes tomar decisiones para proyectarte para el crecimiento de tu consultorio, hacer nuevas inversiones, etc.
Recuerda que este simple cálculo te lo puede entregar un buen software administrativo, que sea fácil de usar y te facilite el análisis para la toma de decisiones, sobra decir que si ya eres cliente de nuestro programa 
vuelvas a ver el vídeo de capacitación sobre la parte administrativa y encontrarás en donde obtener esta información de manera muy fácil y con gráficas.
Esperamos que esta información te ayude a comprender mejor cómo alcanzar el PUNTO DE EQUILIBRIO de tu consultorio y de esta manera puedas proyectarte sin riesgo en tu crecimiento 🙂 Hasta el próximo artículo.